説明下手な方へ！説明が上手くなるトレーニング
普段はよく話すのに、説明が下手な人。仕事はできるけど、伝えたいことが相手に伝わらない人。
説明が上手くなるには、一定のルールを守る必要があります。逆の観点でとらえれば、方法論を守るだけで、誰もが説明上手になれます。
説明が上手になるトレーニングも記載しているので、参考にしてください。
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説明上手な人の12の共通点
| 説明上手な人の共通点 |
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説明が上手になるには、提示・確認・調整・追求を意識することです。まずは1～5まで出来るようになりましょう。より高みを目指したい方は、10～12をマスターすると説明力がグっと上がります。
1.目的・結論の提示
説明したいことの目的、結論をいちばん最初に提示しましょう。結論から始まらない説明は、聞き手の理解度を極端に落とします。
2.目的・結論に向かう背景の提示
なぜ説明するのか、なぜ目的に向かう必要があるのかを説明しましょう。
3.範囲の提示
今からどこまで説明するのか、会話の範囲を伝えましょう。これから伝えることの流れを話すことで、聞き手の心に余裕が生まれやすくなります。
4.前提の確認
聞き手と普段コミュニケーションをとれていない場合は、聞き手の前提となる知識や経験を先んじて確認しましょう。
5.聞き手の理解度の確認
説明しながら聞き手が理解できているかどうかを確認しましょう。わからないことは後回しにせず、その場で解決しながら説明を進行すべきです。
6.キーワードの確認
説明で伝えたいこと、大切なことは何なのか何度も何度も伝えましょう。「何度も同じこと言われた」と思われるくらいがちょうど良い確認量です。
7.語彙力の調整
聞き手が理解できる単語や言葉を選んで説明してください。そのためにも、たくさんの語彙にふれ、多くのひとに対応できる言語力に磨き続ける必要があります。
8.情報量の調整
聞き手が対応できる伝える情報量を絞りましょう。聞き手が処理できる以上の会話は一切不要です。
9.速度の調整
聞き手が心地よいと思える速度で話すように心がけましょう。また、話すスピードに緩急をつけることで、ゆっくりとしたテンポ感の際に重要性を高める演出も可能です。
10.印象の追求
相手に印象を残す＝記憶に定着させやすく工夫する意識、技術を指します。比喩表現や他社事例、権威性の法則やストーリーテリングを用いて、印象にのこる説明を心がけるべきです。
11.数字の追求
数字を使った説明をいれることで、相手が主体的に思考しやすくなります。出来る限り説明のなかに数字を組み込みましょう。
12.行動の追求
相手の行動を促すために説明を行うはずです。説明の結果、相手にどう動いてほしいかを最初と最後に相手に伝えなければいけません。
説明が上手くなるトレーニング5選
説明能力は頭の良さではなく配慮
説明が上手い人は、普段から人への配慮ができています。自分が伝えたいことよりも、相手が知りたいであろう情報を考えるので説明が上手に見えます。
説明能力は生まれて持った才能で決まるものではなく、人への配慮を日ごろから考えるようになることで高まっていきます。
PREPできるように話す
説明が上手くなるには、PREP法(結論→理由→例や数字→結論)を意識して話すのがおすすめです。Pは、結論のほかに目的や総論など相手によって必要な情報です。
最初に結論を話すことで、相手が脳内で情報整理しやすくなります。
色んな人と会話して喜ばす
毎回相手を喜ばす会話を考えていれば、必然と説明スキルは上がっていきます。相手の語彙力や情報量、バックボーンに合わせた会話を心掛けましょう。
多くのタイプのひとにお会いして、毎回会話で楽しんでもらう努力を重ねましょう。
タイプ別！説明下手の改善方法
頭の回転が速い人に起こる説明ミス
頭がまわるひとにみられる代表的なミスは、自分が話した後に、相手が理解しているかどうか不安で話を続けてしまう行為です。話過ぎて内容が伝わらなくなっていきます。
相手のリアクションが「Yes,No」とはっきりでるまで待ち、わからないのであれば「何がわからないのか」を確認したうえで、ゆっくり説明を続けましょう。
感覚タイプの人に起こる説明ミス
感覚的な会話が得意な人(通常のコミュニケーションは「面白い」と賛美される人含む)は、「主語述語どちらかが欠けている」「目的から話さない」いずれかのケースが見受けられます。
主語が欠けていないのか、目的から話せているのかを振り返る習慣をつけると、説明が上手になっていきます。
議論好きな人に起こる説明ミス
説明をおえた後、相手の反論が起きたり、自分の意見とは違う見解を示された場合などに、論点を拡張させて説明を展開してしまう人。
論点が拡張するばかりか、論理のすりかえが起こるので、相手に意図しない内容が伝わっていき、話の終着点が見えなくなります。
自分の主張を押し通そうとするのではなくて、まずは相手の理解に100％のちからを使うべきです。相手の話に耳を傾けなければ、自分の説明の真意が伝わらないことを学ぶべきです。
感情先行な人に起こる説明ミス
一流の演説家でないかぎりは、説明には論理をもって臨みましょう。
感情表現がでやすい人は、事実と想像や感想を分けることを覚えすのがおすすめです。事実だけで説明できるようになると、説明はどんどんうまくなっていきます。
自分語りが好きな人に起こる説明ミス
承認欲求が高かったり、話が一方通行だと言われる人は、進行している会話の話題に対して、強引に自分の手持ちカードで何かを言おうとして、会話の流れを妨げたりピントが外れたことを言ってしまいます。
相手の質問は何か、それに対する結論ファーストな一言は何かを自問自答しましょう。始め方もっていた回答を捨てて、相手のニーズは何か探すことに集中することが大切です。
説明責任を果たそう
説明する能力は、アカウンタビリティスキルといって、日本人に大きく欠けた能力と言われています。
聞き手の理解度がわるいと決めつけず、話し手が創意工夫することで、説明責任を果たしましょう。
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